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      對標行業一流 筑牢風險基石——記檔案管理“四化”建設行動

      發布時間:2021-12-01| 發布者:| 查看: 368

            檔案是金融企業在業務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的載體記錄,在防控金融風險方面發揮著極其重要的作用。為進一步強化公司風險管理水平,完善內控制度、規范檔案管理工作,西部擔保秉持“對歷史負責,為現實服務,替未來著想”的建設理念,組織開展了檔案管理“四化”建設行動,以“軟硬件”同步實施為抓手,形成了“收集-整理-歸檔-保護-利用”全流程專業化的檔案資源體系,努力實現檔案管理的“規范化、標準化、整體化、統一化”的四化目標,目前已取得了階段性成果。

            1、精心部署,分解任務強合力

            2021年初,公司制定下發了《西部(銀川)融資擔保有限公司檔案管理“四化”建設行動方案》,成立了由班子成員、各部門負責人、檔案管理專員組成的檔案管理工作領導小組和實施小組,明確了檔案工作的各項目標任務,為全面開展檔案資料的收集、整理、移交、歸檔等各項工作提供了分工明確、運行高效的機制保障。截止目前,實施小組共撰寫出具工作簡報25期,組織集中工作討論會6次,修訂下發4項制度,共接收業務檔案330176筆,整理上架142卷。

            2、學以致用,建章立制促規范

            “欲知平直,則必準繩;欲知方圓,則必規矩?!苯∪晟频臋n案管理制度是開展各項檔案工作的前提。實施小組結合公司的實際情況,一方面,通過認真研究整理國家、省市級、同行業檔案管理制度細則,系統學習了《中華人民共和國檔案管理法》、《寧夏回族自治區檔案管理條例》、《金融企業業務檔案管理規定》等9項制度法規,并邀請銀川市檔案館檔案管理專家對規范檔案收集、整理工作,有效保護和利用檔案,提高檔案信息化建設水平等方面進行了系統培訓和現場專業指導,使公司全員對檔案管理工作的重要性、專業性有了更深入的理解和認識,為厘清下一步檔案工作思路,提高檔案管理人員的業務技能夯實基礎。另一方面,實施小組嚴格按照領導小組的安排部署,在各部門的密切協同配合下,通過充分溝通和深入研究,修訂下發了《西部銀川(融資)擔保檔案管理辦法(試行)》,制定完善了《西部(銀川)融資擔保有限公司分類編號規則》、《西部(銀川)融資擔保有限公司歸檔文件的整理與裝訂規則》、《西部(銀川)融資擔保有限公司檔案分類方案》,全面優化了公司檔案工作體系流程,從而使檔案管理工作有章可循,促進了檔案工作的規范化、常態化。此外,專門針對業務檔案,修訂下發了《西部(銀川)融資擔保有限公司業務檔案移交指引(試行)》,明確了對決策會議記錄、項目保前盡職調查、項目合同、保后監管材料等所有檔案進行統一管理的要求,為公司業務開展、風險防控再加一道“安全閥”。

            3、保障硬件,檔案工作上臺階

            為全面提升檔案管理水平,公司對照行業一流標準,規劃設置2個檔案室,配備檔案管理專員,并購置啟用了2組可容納4000盒檔案的智能密集型檔案柜。同時,配置了電動打孔機、條碼打印機、掃碼槍、刻錄機、檔案裝具等相關設備,全面優化了檔案的存放裝訂條件,提升了檔案裝訂、上架、交接、統計查詢的科學化和便利化,實現了檔案管理的“八防”要求,為更好地做好檔案管理提供了硬件設施保障。


            檔案是公司文化的活化石,也是公司生產經營、風險管理的第一手材料,檔案工作更是一項功在當下,利在永久的系統工程。西部擔保將繼續以高標準、嚴要求做好檔案管理工作,加快適應新形勢下對檔案工作的新要求,助推公司檔案管理工作邁向新臺階!

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